Manajemen proyek bidang IT dan pendidikan ( P.O.A.C )

Konsep umum manajemen proyek
GEORGE R TERRY Telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning,Organizing,Actuating,Controling)

A.Planning (Perencanaan)
Suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis guna mencapai tujuan tertentu.

Hal yang harus diketahui dalam proses planning :

1.Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya
2.Cara agar dapat mencapai tujuan sesuai perencanaan
3. penempatan pada waktu yang di sediakan untuk menyelesaikan suatu masalah (target penyelesaian)
4.Penerjemahanan rencana kedalam progam kagiatan yang kongkrit

B.Organizing (Pengorganisaian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
 

• Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

 1.   menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
 2.   membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
 3.   mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

• Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

 1.   koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
 2.   koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
 3.   koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).


C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang

tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam

planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk

menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota

kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan

manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George

R. Terry, yaitu:

•Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam

kelompok atau organisasi menjadi penting.

•Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan

adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat

oleh pegawainya.

•Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh

 pegawainya.

•Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam

penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya

sebagai bagian dari organisasi.

  

•Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh 

sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya. 

•Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar

apayang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan

pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

•Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai

pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang

tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih

pembenaran atas keputusannya. 

•Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain

 menjadi naik emosinya. 

•Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak

dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya. 

•Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah

dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai. 

 

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan

sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling

terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana

pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum 

(General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)

terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site

Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan 

Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya

dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian

sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian,

kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain

itusecara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer

dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja

konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek

pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

 

•    Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatifl2 yang be

•    Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

•    Prosedur dan cara kerjanya

•    Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang

pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.

Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan

pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Sebenarnya masih banyak sekali hal yang berhubungan dengan manajemen proyek bidang IT dan Pendidikan tapi saya hanya membahas tentang P.OA.C nya saja 

semoga bermanfaat ya bagi kalian semua :)